تعريف‏ سازمان:

سازمان عبارت است ازگروهی متشکل از دو يا چند نفر که در محيطی با ساختار منظم و از پيش تعيين شده برای نيل به اهداف گروهی با يکديگر همکاری مي‏کنند.در اين تعريف توجه به دو مفهوم كليدي اهميت دارد: ساختار منظم و از پيش تعيين شده و اهداف گروهي .اگر افراد اهداف معيني نداشته باشند يا فاقد ساختاري مشخص براي نيل به اهدافشان باشند فقط گروه تشكيل مي دهند نه يك سازمان.

اين تعريف از پنج عنصر تشکيل شده است:

۱-سازمان هميشه از افراد تشکيل مي‏ شود.

۲- اين افراد با يکديگر ارتباط دارند، يعنی بين آنها روابط متقابل برقرار است.

۳- اين روابط متقابل را مي‏ ‏توان نظام بخشيد.

۴-کليه افراد در سازمان دارای هدفهای مشخص هستند و بعضی از اين اهداف در عملكرد آنها اثر مي‏ گذارد.

۵- اين روابط متقابل همچنين نيل به هدفهای مشترک سازمانی را که ممکن است با هدفهای شخصی کارکنان متفاوت باشد، ميسر مي‏ کند.

وجوه اشتراك سازمانها:

سازمانها از ابعاد مختلفي با هم متفاوتند. برخي مانند نيروهاي مسلح، وزارتخانه ها و سازمانهاي بزرگ دولتي وشهرداريها، هزاران نيروي انساني وميليونها تومان سرمايه و امكانات در اختيار دارند و اهداف بسيار وسيعي را دنبال مي كنند، و برخي مانند بسياري از شركتهاي خصوصي، تيمهاي ورزشي، انجمن هاي تخصصي و مانند آنها با عده كمي از افراد و منابع مالي محدودتر براي نيل به اهدافي خاص تشكيل شده اند. بعضي از شركتها به صورت رسمي و از طريق قانون ايجاد شده اند مانند شركتهاي بزرگ، و برخي به طور غير رسمي بر اساس تصميم هاي شخصي سازمان يافته اند مانند تيم فوتبال محلي.

همه سازمانها اعم از رسمي و غيررسمي،كوچك وبزرگ و مانند آن داراي عوامل مشتركي به شرح ذيل هستند:

۱-هدف يا منظور:روشن ترين عامل برای تشکيل هر سازمانی اهداف آن سازمان است بدون هدف هيچ سازمانی دليل بر وجود خود نمی ياید. هدفها متفاوتند. پيروزی در بازيهاي قهرماني، توليد يك محصول، اجراي يك خدمت ومانند آنها.

۲-برنامه: سازمانها برای نيل به اهداف خود برنامه هايی را تنظيم مي‏ کنند. آنها بدون برنامه نمي‏ توانند فعاليت موثری داشته باشند براي هدفهاي ياد شده در بند اول مي تواند مانند نوع و ميزان تمرينات قبل از مسابقه و ساخت محصولي خاص باشد.

۳-منابع: سازمانها برای نيل به اهداف و اجرای برنامه هايشان بايد منابعی را بدست آورند و آنها را به فعاليتهای مورد نظر اختصاص دهند. يك زمين بازي، پول براي پرداخت دستمزد وخريد مواد، استخدام نيروي انساني واجد شرايط و مانند آنها.

منابع یا عوامل تولید یا خدمات شامل (نیروی کار، زمین، سرمایه و مدیریت) می باشد که بسیار کمیاب و محدود می باشند.

۴-مدير: سازمانها برای نيل به اهداف و اجرای برنامه ها و تأمين منابع به مديرانی نياز دارد که آنها را دراين جهت هدايت کند: مربي، سرپرست توليد، مدير فروش و مانند آن.سازمانها بدون مدير نمي توانند اهدافش را محقق سازند و از هم مي پاشند.

انواع سازمان:

سازمانها را با توجه به اهداف اوليه آنها مي‏ توان به انواع مختلف تقسيم کرد:

۱-سازمانهای انتفاعی و غيرانتفاعی:

سازمانهای انتفاعی سازمانهايی هستند که ازسوی صاحبشان برای کسب سود ايجاد شده اند.اکثرموسسه های تجاری جزو اين دسته ازسازمانها محسوب مي‏ شوند.

سازمانهای غيرانتفاعی معمولاً به جای کسب سود با اهداف اجتماعی، فرهنگی، سياسی تشکيل شده اند.مثل موسسه های خيريه، صندوق های قرض الحسنه، اتحاديه هاي كارگري و....

۲- سازمانهای توليدی و خدماتی:

سازمانهای توليدی از مواد اوليه برای توليدکالاها استفاده مي‏ کنند و اين کالاها محسوس و مملوس هستند و مشتري مي تواند به راحتي آنها را ارزيابي كند .اما سازمانهای خدماتی خدمات ارائه مي‏ کنند که ملموس نبوده و از نظر فيزيکی نيز قابليت اندازه گيری ندارند فعاليتهايي از قبيل امور مالي، مشاوره حقوقي، خدمات پزشكي، آموزش و مراقبتهاي بهداشتي خدماتي محسوب مي شوند و از نظر فيزيكي قابليت اندازه گيري ندارند.

۳- سازمانهای دولتی و خصوصی:

سازمانها از نظر مالکيت نيز به دو دسته تقسيم مي ‏شوند.سازمانهای دولتی تحت کنترل دولت هستند سازمانهاي مثل ذوب آهن، فولاد، مخابرات از اين قبيل هستند اما سازمان هايي كه خصوصی توسط افراد يا بخش غيردولتی کنترل مي‏ شوند و به آنها سازمان هاي خصوصي گفته مي شود .

فلسفه وجودی سازمانها:

اگر زندگی روزمره ی خود را مرور کنيم نتيجه مي‏ گيريم که سازمانها شديداً در زندگی ما نفوذ کرده اند.مي‏ توان گفت فلسفه اصلی و عقلانی برای وجودسازمانها اين است که هدفهای معين فقط ازطريق همکاری گروهی ازمردم تحقق مي يابد. بنابراين اين هدف خواه سود، تعليم وتربيت، تامين بهداشت، مسکن باشد وخواه ترويج مذهب سازمانها با هدفهای مشخص، علت وجودی را پيدا مي‏ کنند. به عبارت ديگر سازمانها هدفهای کوتاه مدت و بلند مدتی را تعقيب مي‏ کنند که می توانند به طورکارآمد و موثر با کوششهای ثمربخش و مشترک افراد تامين شود.

اما سازمانها از سطح يک وسيله توليد کالاها و خدمات فراتر رفته و پايگاهی را بوجود آورده‏ اند.که غالب انسانها قسمت اعظم زندگيشان را درآنها مي‏ گذرانند و بدين ترتيب تاثير عميقی در رفتار انسانها دارند.از سوی ديگر کليه سازمانها بوسيله يک يا چند مدير اداره می شوند.مديران منابع کمياب را درجهت حصول هدفهای مختلف تخصيص می دهند و رابطه بين هدف و وسايل نيل به هدف را تعيين مي‏ کنند.

پيچیدگی فزاينده جامعه، پيشرفت علم و تکنولوژی و به تبع آنها افزايش نيازمندی ها وگسترش سازمانها ايجاب مي‏ کند که از مديران کارآمد در اداره امور سازمانها استفاده شود تا موجبات رشد و بقای سازمان را فراهم آورد.

سازمان و محيط

هر سازماني داراي محيط داخلي و خارجي است.محيط داخلي احساسات، عواطف، ارزشها، اعتقادات، منافع كاركنان، سهامداران و هيئت مديره را دربر مي گيرد.

محيط خارجي به سازمان امكان مي دهد تا مواد، پول، انرژي، اطلاعات و نيروي انساني را دريافت و آنها را به كالا و خدمات يا اطلاعات تبديل كند و مجدداً به محيط خارجي برگرداند .محيط هاي سازماني داراي عواملي هستند كه به طور مستقيم يا غير مستقيم بر سازمان اثر مي گذارند، در فعل و انفعالهاي سازمان موثرند و تصميم ها وخط مشي هاي سازمان را تحت تاثير قرار مي دهند .آن دسته از عوامل كه بر سازمان تاثير مستقيم دارند به دوگروه ذينفعان داخلي و ذينفعان خارجي سازمان تقسيم مي شوند.

ذينفعان سازمان افراد و گروه‏هايي هستند كه با پيگيري اهداف سازماني بر سازمان تأثير مي گذارند.

ذينفعان خارجي شامل اتحاديه ها، عرضه كنندگان، رقيبان، مشتريان،گروههاي با منافع ويژه، سازمانهاي دولتي و مانند آنها هستند و ذينفعان داخلي را كاركنان و صاحبان سهام و هيئت مديره سازمان تشكيل مي دهند.

"عوامل محيطی که برسازمان تأثير مي‏ گذارند" :

الف)عوامل مستقيم:

١-  مشتريان(افراد، سازمانهاي دولتي و خصوصي)

٢-  رقيبان

٣-  عرضه کنندگان(عرضه كنندگان مواد خام، انرژي)

۴-  دولت ها(وضع قوانين، آيين نامه ها)

۵-  گروه های ذينفع(حفاظت محيط زيست)

۶-  اتحاديه کارگری

٧-  موسسه های عالی (بانك ها و موسسه هاي سرمايه گذاري)

٨-  وسايل ارتباطی جمعی(رسانه ها)

** تأثير عوامل مستقيم بر سازمان فوري بوده و نياز به گذر زمان چنداني ندارد. از اين رو مديران بلافاصله متوجه تغييرات ناشي از اين تاثيرگذاريها شده و بدون فوت كمترين وقتي به چاره انديشي مي پردازند.

ب)عوامل غير مستقيم

۱- عوامل اجتماعی: فرهنگ، آداب و رسوم.....

۲- عوامل اقتصادی:درآمدها، پس اندازها .....

۳- عوامل سياسی: ثبات محيط سياسی، آزادی

۴- عوامل فناوري: پيشرفت های علمی،کامپيوتر، روبوتها

** عوامل غيرمستقيم آرام آرام و به مرور زمان بر سازمان تأثير مي‏ گذرانند.از اين رو مديران يا به موقع متوجه تغييرات ناشی از اين تأثيرگذاريها نمی ‏شوند و اگر هم به موقع متوجه شوند بايد ديد که برای مقابله با تغييرات چگونه عمل خواهند کرد.