بروکراسی(ديوانسالاری)

واژه بروکراسی غالباً با مفاهيم منفی از قبيل تشريفات زايد اداری، دوباره کاری، کاغذپراکنی، حاکميت مقررات خشک و بی روح اداری دستگاه ها و سلسله مراتب عريض و طويل و دست و پاگير اداری و اتلاف وقت و منافع و نظايرآن بکاربرده مي ‏شود.

بوروکراسی از نظر لغوی(به زبان فرانسوی: Bureaucratie) از دو بخش bureau به‌معنی میز ودفتر کار و پسوند cratie- به‌معنی ـ سالاری ساخته شده‌است. برابر فارسی آن �دیوان‌سالاری� است. به‌طور کلی،دیوان‌سالاری به‌معنی یک سیستم کارکرد عقلانی و قانونمند است.

واژهٔ بوروکراسی برای نخستین بار توسط شخصی فرانسوی به‌نام ونسان دو گورنه در سال ۱۷۴۵ استفاده شد. او واژهٔ bureau به‌معنای میز تحریر و دفتر یا اداره را با پسوند گونهٔ برگرفته از زبان یونانی cracy- را آمیخت و واژهٔ �بوروکراسی� را به‌معنای حکومت ادارات و یا حکومت مقامات رسمی به‌کار برد. در قرن ۱۹ این واژه در آلمان متداول شد.

نخستین بار، بوروکراسی به عنوان یک پدیده اجتماعی و با توجه به کاربرد عملی آن، به‌وسیلهٔ "ماکس وبر" مورد استفاده قرار گرفت. وِبِر توجه خود را عمدتاً برروی تأثیر سازمانهای بوروکراتیک در ساختار سیاسی جامعه متمرکز کرد. او بیشتر به علت وجودیِ سازمانها و نحوهٔ اِعمال قدرت نظر داشت.

وِبِر اصطلاح بوروکراسی را در دو معنی به‌کار برد: ۱- مجموع مقامات اداری؛ ۲- سازمانهای بزرگ رسمی در جامعهٔ امروزی.

وِبِر، قدرت را امکان تحمیل اراده انسان بر رفتار اشخاص دیگر تعریف می‌کند. البته قدرت به صورت عام و کلی آن مورد نظر وبر نیست، بلکه به نوع خاصی از روابط ناشی از قدرت که آن را سلطه یا استیلا می‌خواند، توجه دارد. منظور وبر از سلطه آن نوع رابطه قدرتی است که در آن فرمانروا، رئیس یا شخصی که اراده خود را بر دیگران تحمیل می‌کند، اعمال قدرت را حق خود دانسته و اطاعت از دستورها را وظیفه فرمانبردار مرئوس می‌داند. به عبارت دیگر، نوعی صلاحیت پذیرفته شده که به اعمال قدرت، هم از نظر رهبر و هم از نظر پیرو، مشروعیت می‌بخشد.

درحالی که توجه عمده تیلور و فایول برمسائل علمی مدیریت وکارایی،برای کسب اهداف معطوف بود،توجه ماکس وبر به این مسأله اساسی‏ ترمعطوف بودکه چگونه می توان ساختار سازمانها را به طور مناسب طراحی کرد؟ماکس وبر یک جامعه شناس آلمانی بود و با این استدلال که یک سازمان هدفدار دارای هزاران کارگرو کارمند است و برای انجام دادن کارها ناگزیراست قوانین و مقررات را به صورت دقیق رعایت کند، تئوری مدیریت دیوان سالاری یا همان بوروکراسی را ارائه کرد و در آن به سلسله مراتب اختیار،خطوط ارتباطی و قوانین و مقررات بسیار توجه دقیق کرد.

مهمترین خصوصیات مدل ایده‏ آل بوروکراسی وبربطورخلاصه عبارتنداز:

1- تخصصی شدن کارها در حد عالی

2- ساختار قدرت مبتنی برسلسله مراتب

3- اصول و قواعد شکل یافته رفتار(حاکمیت قوانین ومقررات وغیرشخصی بودن اداره امور)

4- جدایی اعضاء دستگاه اداری ازمالکیت سازمان یاوسایل تولید

5- استخدام کارکنان براساس توانایی ودانش فنی

6- ضبط ونگهداری سوابق تصمیمات،اقدامات ومقررات اداری

محاسن بروکراسی :

1- دقت عمل را افزایش می‏ دهد چون هرکس می ‏داند چه کاری،توسط چه کسی،به چه منظوری وچگونه باید انجام شود.

2- تضادبین افراد را کاهش می‏ دهد زیرا به دلیل بکارگیری مقررات روشن،ابهام و تردید را در شاغل به حداقل می‏ رساند.

3- تدوام و یکنواختی را درسازمان برقرار می‏ سازد چون شرایط ثابت و مشابه لزوم اتخاذ تصمیمات یکنواخت را تجویز می‏ کند.

4- برکلیه ابعاد سازمان،به دلیل حاکمیت قوانین،اعتبار و قابلیت تعمیم حکمفرماست.

5- به دلیل تقسیم کارعقلایی و ارائه آموزشهای مناسب رضایت افراد را میسرمی سازد.

6- فرد به دلیل حاکمیت و اجرای قوانین جدای از تلقی،احساس و آگاهی خود همانندیک ابزار ماشین با دیگر ابزار ارتباط یافته و با دیگر اعضای سازمان همکاری می ‏کند.

معایب بروکراسی :

1- تأخیر در تصمیم ‏گیری

2- ابهام و عدم کارایی به دلیل گستردگی

3- ناتوانی و ناکارآمدی و حداقل رضایت شغلی

4- جایگزینی وسیله به جای هدف

5- عدم حساسیت به مسایل فردی

6- عدم انعطاف پذیری دررفتار

7- انحراف درشخصیت

8- اجتناب از نوآوری

9- اجتناب از قبول مسئولیت

10- ابهام اخلاقی ناشی از بوروکراسی

 مشخصات مديريت بوروکراتيک:

مديريت بوروکراتيک سيستمی است که با اتکا بر قوانين و مقررات تقسيم کار و روشها ايجاد شده است. ماکس وبر جامعه شناس آلمانی بيشترين تلاش را برای روشن شدن مفهوم مديريت بوروکراتيک به عمل آورده است.او يکی از اولين کسانی است که بطور منظم با مسائل سازمانها برخورد مي‏ کند.

بوروکراسی نظام اداره سازمان بزرگ وگسترده ای است که با عده زيادی ارباب رجوع سر وکاردارد.

ماکس وبر عوامل کارايی، دقت، سرعت، روشنی و وضوح، دانش نگهداری سوابق، استمرار، اختيار و وحدت،  فرمانبرداری کامل، کاهش اصطحکاک وکاهش هزينه های مواد و کارکنان درحد مطلوب را از ويژگی های يک مديريت بوروکراتيک محسوب مي‏ کرد.

مشخصات مديريت بوروکراتيک که به اصول بروکراسی وبر معروف است:

۱-قوانين ومقررات رسمی:قوانين و مقررات خطوط راهنمای اصلی برای تعريف وکنترل رفتار همه کارکنان هنگام اجرای وظايفشان است و موجب مي‏ شود نظم مورد نياز برای نيل به اهداف از پيش تعيين شده در سازمان برقرار شود پيروی از قوانين و مقررات يک شکل بودن روشها و عمليات را تضمين مي ‏کنند.

۲-غيرشخصی ‏بودن:غيرشخصی بودن موجب مي ‏شود که مديران زيردستان خود را به طور عينی و براساس عملکرد و تخصص آنان ارزشيابی کنند به جای آنکه عوامل ذهنی ناشی از ملاحظات شخصی خود را در ارزيابی دخالت دهند.به عبارت ديگر غيرشخصی بودن عينيت مديران را افزايش مي‏ دهد و فردگرايی را به حداقل مي‏ رساند.

۳-تقسيم کار:تقسيم کار فرايند تقسيم کار وظايف به کارهای ساده تر و تخصصی‏ تر است اين امر به سازمان قدرت مي‏ دهد تا کارايی شخص را به حدمطلوب برساند مديران بايد در قسمت هايي فعاليت كنند كه تخصص مناسب آن را دارا هستند و سايركاركنان نير بايد به اجراي وظايفي منصوب شوندكه يادگيري و انجام دادن آن وظايف نسبتاً برايشان آسان باشد.

۴-ساختارسلسله مراتبی و اختیارات:اکثر سازمانها ساختار هرمی شکل دارند و مشاغل به طورعمودی درسازمان طبقه بندی شد‏ه ‏اند در نتيجه قدرت و اختيار با بالارفتن از سلسله مراتب سازمان افزايش مي‏ یابد. هر پست سطح پايين تر، تحت نظارت و هدايت پستي از سطح  بالاتر قرار دارد .براساس نظر وبر يک سلسله مراتب خوب و مشخص رفتارکارکنان را کنترل مي‏ کند.

۵-تعهد برای کارمادام‏ العمر و مسیر ترقی مبتنی بر شایستگی:درنظام بورواکراتيک به استخدام به عنوان تعهدی برای شغل مادام‏العمر نگريسته مي‏ شود.به اين معنا كه هم مستخدم و هم موسسه خودشان را بيش از دوران زندگي كاري مستخدم نسبت به يكديگر متعهد مي بينند.

شرايط ورودي مانند سطح تحصيلات و تجربه قبلي اطمينان می ‏دهد كه استخدام به جاي طرفداري ناشي از ارتباطات فاميلي يا مانند آن براساس شايستگي انجام شده است و امنيت شغلي درصورت رضايت از شرايط و عملكرد مستخدم در طول مدت استخدام او را تصمين مي‏ كند.

6- ساختار اختیار: مهمترین کمک ماکس وبر به مدیریت توصیف سازمانها بر مبنای ماهیت روابط ناشی از اختیار در سازمانها است. از نظر وبر اعمال قدرت و اختيار به سه طريق مشروعيت قانونی پيدامي‏ کند:

الف- اختيارسنتی                     ب- اختيارشخصيتی ( کاریزماتیک)                      ج- اختيارعقلانی _قانونی

الف. اختيارسنتي.پذيرش اين نوع اختيار ناشي از سنتها و آداب و رسوم است.اختيار سنتي براين باور استوار است كه پايگاه و مقام كساني كه در گذشته اعمال قدرت مي‏ كردند و رسوم و سنن و ارزشهاي مربوط به آن داراي اعتبار و مستلزم احترام است.

ب.اختيارشخصيتي(کاریزماتیک). منشاء اين اختيار جاذبه يا امتياز شخصيتي فرد است كه او را از افراد عادي متمايز مي ‏سازد و در مقام رهبري قرار مي ‏دهد و برمبناي همين امتياز زيردستان يا پيروان از او اطاعت مي‏ كنند.جنبش هاي اجتماعي، سياسي، مذهبي غالباً به وسيله اين نوع رهبري هدايت مي‏ شوند.

ج.اختيارعقلايي-قانوني:منشاء اين اختيار قوانين و مقررات عقلايي است كه براي نظم اجتماعي وضع و تدوين مي‏ شوند. دراين حالت اطاعت از اختيار به دليل اطاعت از قانون است.زيرا مشروعيت اختيار به قانوني بودن آن اعتبار مي بخشد.قوانين مشخص مي‏ كند كه از قانون چه كساني و تا چه اندازه ‏اي بايد اطاعت كرد.وبه علاوه، اختيار قانوني فقط در حيطه مشخص وحدود معيني به مناصب واشخاص تفويض و اعمال مي‏ شود.سازماني كه در آن روابط اختيار برمبناي قوانين برقرار شود، به نام سازمان اداري یا بروكراسي معروف است.

7- منطقی بودن (عقلانیت) : مدیران باید سازمانهای خود را به طریق منطقی و عالمانه اداره کنند. همه تصمیم ها باید سازمان را به سوی اهدافش هدایت کند.